Danh sách các quy chế, quy định cần có trong công ty … ?

Em chào anh ạ,

Em tên là India, đang làm nhân sự tại Công ty Xây dựng tại Nam Định. E cũng mới về đó làm được 1 tháng và đang trong thời gian thử việc. E rất hay vào trang Hrlink với cả e cũng mới biết trang kinhcan.wordpress.com. Đọc những bài viết của anh e thấy rất khâm phục anh (về mặt kinh nghiệm và kiến thức) nên e rất muốn có cơ hội được học hỏi thêm từ anh.

E là người không có nền tảng trong ngành nhân sự anh ạ. Ngày trước e học ngành Thú y, Đại học Nông nghiệp I, sau đó e thi học bổng và đi học 1 năm ở Ấn Độ ngành Quản trị Nguồn nhân lực. E mới về hôm 28 tết và sau đó đi làm luôn. Càng làm càng thấy yêu nghề nhưng nhiều khi kinh nghiệm và kiến thức cũng còn hạn chế nên trong công tác nhân sự e gặp rất nhiều khó khăn. Quê e ở Nam Định nên cũng hướng ở quê nhưng nhiều khi ở đây cũng không có nhiều cơ hội để mình học hỏi thêm anh ạ. E thấy mọi người ở trên đó có câu lạc bộ giám đốc Nhân sự e cũng muốn được tham gia quá nhưng mà điều kiện giờ chưa thuận lợi anh ạ. Trong tương lai e cũng muốn gia nhập, một là anh giúp e gia nhập trên đó, thỉnh thoảng cho e tham gia offline hihi. Sau này có điều kiện e phát triển mô hình đó ở Nam Định để mọi người học hỏi lẫn nhau.

Mải nói chuyện quá e quên chưa nói về vấn đề chính. Chả là hiện tại e đang có khó khăn này anh ạ. Bọn e mới vào là được giao cho nghiên cứu bộ nội quy, quy chế công ty, nhất là làm nhân sự thì việc nghiên cứu này cũng rất quan trọng. Giám đốc đề nghị e tìm ta điểm chồng chéo trong bộ nội quy, quy chế nhưng chắc là e còn non kinh nghiệm quá nên chẳng phát hiện ra điều gì anh ạ.

Bộ quy định của công ty gồm có 02 quy định:

1. Quy định về việc cho vay vốn để trang bị máy tính cá nhân;
2. Quy định về chế độ phúc lợi cho người lao động;

Bộ quy chế gồm 10 quy chế:

1. Quy chế đầu tư. giao khoán xe con;
2. Quy chế an toàn Vệ sinh lao động;
3. Quy chế quản lý chất lượng các công trình XD;
4. Quy chế giao khoán xây dựng các công trình;
5. Quy chế Tuyển dụng;
6. Quy chế Đào tạo;
7. Quy chế Tiền lương;
8. Quy chế quản lý chung đối với văn phòng công ty;
9. Quy chế quản lý Tài chính.

Em xin lỗi vì bộ quy chế này không được phát tán ra ngoài nên e không gửi cho anh được. E hỏi như thế này cũng khó trả lời nhưng e không biết chồng chéo ở chỗ nào cả hihi.

Bi giờ anh giúp e một số câu hỏi này anh nhé:

a. Theo kinh nghiệm của anh thì đối với một công ty cổ phần về xây dựng thì bộ quy chế, quy định như thế này đã được coi là ổn chưa?
b. Hiện tại e thấy bộ quy chế nội quy này đang để thành những bản quy chế riêng lẻ, sau đó bỏ tất cả bộ nội quy, quy chế vào một file lưu và lưu ở từng phòng. Theo anh, hình thức này có ổn không ạ? tại vì e thấy các công ty hay có các quyển sổ tay nhân sự, khi nhân sự mới vào là đưa cho họ đọc.

Em cũng đang phải phụ trách liên hệ đào tạo CEO cho công ty. khóa học vào cuối tuần hoặc vào buổi tối. Nhưng e cũng chưa có bạn hay anh chị nào rành về cái món này. E sẽ thử search trên mạng nhưng e biết a có nhiều kinh nghiệm về khoản này nên có gì e mong anh chỉ giáo ạ.

E cũng hay lên HN tuyển dụng nhân sự cho Công ty anh ạ. Nên khi nào có thời gian thì e mong được nói chuyện trực tiếp với anh để học hỏi thêm ;)

Em cảm ơn anh vì đã dành thời gian đọc thư của e, nếu anh có góp ý gì cho e thì reply vào thư này cho e anh nhé.

Em mong nhận được hồi âm sớm!

****

Chào em,

Câu hỏi của em thì anh cũng không biết trả lời thế nào. Với câu hỏi 1: "Theo kinh nghiệm của anh thì đối với một công ty cổ phần về xây dựng thì bộ quy chế, quy định như thế này đã được coi là ổn chưa?" --> Anh thì nghĩ, nếu từng đó quy chế mà công ty vẫn vận hành tốt thì là ổn. Chứ nói rằng theo anh đã ổn chưa thì có vẻ như chưa chính xác. Anh tạm liệt kê 2 danh sách các quy chế của 2 công ty. Cả 2 đều là thực tế. Em xem xem có rút ra được cái gì cho em không nhé:

Công ty A:
Quy che chat luong
Quy che danh gia nang suat lam viec nhan vien
Quy che dao tao
Quy che dieu dong va thuyen chuyen nhan su
Quy che ky luat cong viec
Quy che nang cap va cap moi may tinh
Quy che phan quyen ban lanh dao
Quy che truy cap he thong thong tin
Quy dinh ve cong tac phi
QUY CHE KY LUAT LAO DONG
Quy dinh cham cong
Quy dinh ve ky luat lao dong
Quy dinh thuong gioi thieu ung vien

Công ty B:
Quy che to chuc phong nhan su
Quy che khen thuong
Quy che ky luat
Quy che bo nhiem
Quy che luong
Noi quy lao dong cong ty
Quy dinh quan ly gio cong lao dong

Đó! Nhìn vào danh sách anh liệt kê, em thấy thiếu cái gì thì bổ sung. Lưu ý là 2 công ty này khác ngành công ty em nhé.

Với câu hỏi 2: "Hiện tại e thấy bộ quy chế nội quy này đang để thành những bản quy chế riêng lẻ, sau đó bỏ tất cả bộ nội quy, quy chế vào một file lưu và lưu ở từng phòng. Theo anh, hình thức này có ổn không ạ? tại vì e thấy các công ty hay có các quyển sổ tay nhân sự, khi nhân sự mới vào là đưa cho họ đọc".---> Câu hỏi này của em giống như câu hỏi trên và câu trả lời của anh cũng thế. Nếu công ty không sao thì tức là ổn. Nếu anh là em thì anh sẽ xây hẳn 1 bộ quy trình hướng dẫn hội nhập trong đó có cả sổ tay nhân viên cũng như các tài liệu hướng dẫn. Chắc việc xây dựng bộ quy trình hướng dẫn hội nhập không làm khó em chứ? Nếu e thấy khó thì anh có khẩu quyết cho em đây: Khẩu quyết 1 - Cứ đặt mình vào địa vị 1 nhân viên mới, mình cần gì thì chuẩn bị cho họ cái đó. Khẩu quyết 2 - Cứ đặt mình vào địa vị giám đốc, giám đốc muốn nhân viên mới biết cái gì thì mình chuẩn bị cho họ cái đó. Nhớ là phải dung hòa cả 2.

Câu hỏi 3: "Em cũng đang phải phụ trách liên hệ đào tạo CEO cho công ty. khóa học vào cuối tuần hoặc vào buổi tối. Nhưng e cũng chưa có bạn hay anh chị nào rành về cái món này. E sẽ thử search trên mạng nhưng e biết a có nhiều kinh nghiệm về khoản này nên có gì e mong anh chỉ giáo ạ." --> Ở công ty anh có 1 dự án tạm gọi là xây dựng hệ thống đãi ngộ cho cán bộ lãnh đạo. 1 trong những hoạt động đó là đào tạo. Anh thấy sếp tổng của anh có vẻ như quan tâm đến Mini MBA. Sau đó anh có 1 lần nói chuyện với anh em nhân sự bên công ty đối thủ thấy họ cũng dự định tổ chức cho lãnh đạo đi học Mini MBA. Vì vậy anh nghĩ, em thử tìm hiểu về Mini MBA và đề xuất các sếp học cái đó xem sao. Mini MBA thì có nhiều chương trình. Cái quan trọng là em phải tập hợp được khoảng 15 lãnh đạo 1 lớp thì mới đạt được tính hiệu quả về mặt kinh phí cho chương trình này.

Nhưng em ở tận Nam Định, xem ra sẽ khó khăn đấy. Không biết ở Nam Định có công ty nào về đào tạo không em nhỉ?

À tiện thể, anh muốn nhờ em đứng ra làm đầu mối liên hệ của cộng đồng Nhân sự tại Nam Định được không? Công việc này là tình nguyện vì nó phục vụ cho cộng đồng. Việc rất đơn giản là em chấp nhận đưa thông tin cá nhân cơ bản của em public như số điện thoại, mail, họ và tên cho cộng đồng cùng biết. Bên cạnh đó nếu có thời gian e có thể tổ chức 1 - 2 buổi cafe offline gì đó để tập hợp anh chị em lại. Chi tiết e vui lòng click vào link sau: http://www.hrlink.vn/lienket/

Không biết câu trả lời của anh có đủ thỏa mãn em không nhỉ? Nếu chưa em cứ mail lại cho anh nhé. Anh sẽ cố gắng trả lời thêm!

Anh,

@All: Mong các anh chị cùng vào góp ý để chúng ta có cái nhìn tốt nhất về quy chế trong công ty. Thanks anh chị!

Bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin về các vấn đề Nhân sự. Vui lòng click tại đây để tìm kiếm thêm: http://kinhcan.net/ Đây là công cụ tìm kiếm được tích hợp tìm kiếm khoảng 30 site chuyên về nhân sự. Chi tiết vui lòng click tại đây: Kinhcan24's Search

17 thoughts on “Danh sách các quy chế, quy định cần có trong công ty … ?

  1. Võ Công Triệu 09.09.2011 at 23:42 - Reply

    Bạn cho mình hỏi một tí nhe:
    1. Theo bạn thì sự khác nhau giữa Quy chế – Quy định và Quy trình là gì?
    Ví dụ như:
    + Khi nào thì dùng “Quy chế quản lý nhân sự”?
    + Khi nào thì dùng “Quy định quản lý nhân sự”?
    + Khi nào thì dùng “Quy trình quản lý nhân sự”?

    2. Cấu trúc cơ bản của từng loại tài liệu: Quy chế – Quy định và Quy trình gồm những gì?
    Ví dụ như:
    + “Quy chế quản lý nhân sự” gồm mấy phần?
    + “Quy định quản lý nhân sự” gồm mấy phần?
    + “Quy trình quản lý nhân sự” gồm mấy phần?

    • Hệ thống các tài liệu cơ bản trong Công ty (mình chỉ liệt kê những gì có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động HRM thôi nhé):
      1. Điều lệ Công ty Cổ phần…
      2. Nội quy Công ty
      3. Quy chế gồm có:
      – Quy chế hoạt động và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
      – Quy chế tài chính
      – Quy chế đào tạo
      – Quy chế phúc lợi, đãi ngộ
      – Quy chế lương và phân phối thu nhập
      – Quy chế đánh giá nhân sự
      4. Quy định: cụ thể hóa quy chế (Ví dụ: QĐ về trao đổi và bảo mật thông tin, QĐ về thể thức văn bản, QĐ về thời gian làm việc, nghỉ ngơi; QĐ về sử dụng ô tô Công ty, QĐ về việc đi công tác và thanh toán chi phí công tác, QĐ tạm ứng, hoàn ứng và thanh toán, QĐ về việc sử dụng và bảo quản trang thiết bị, công cụ làm việc và đồng phục, bảo hộ lao động;..). Trong quá trình hoạt động, tùy theo đặc thù công ty và sự phát triển, mở rộng mà bổ sung thêm những QĐ cần thiết.
      5. Quy trình: mô tả quá trình thực hiện các nghiệp vụ cụ thể, có thể lưu đồ hóa các bước trong quá trình và có thể kiểm soát được chất lượng các yếu tố đầu vào – đầu ra (Ví dụ: QT tuyển dụng, QT tổ chức đào tạo nội bộ, QT hội nhập và thử việc cho NV mới, QT điều động, thuyên chuyển, đề bạt, bổ nhiệm và miễn nhiệm nhân sự, QT nghỉ việc và thanh lý HĐLĐ, QT chấm công, tính lương và chi trả lương ,…)

      Điều quan trọng nhất là tính hệ thống của các tài liệu để đảm bảo sự khoa học, đầy đủ nhưng không chồng chéo, tối kỵ việc làm phức tạp hóa hoạt động quản lý và gây cảm giác hành chính hóa đối với CBNV Công ty.

  2. ĐỖ Quang Lợi 27.03.2013 at 16:10 - Reply

    HI Anh(chị) và các bạn!
    Minh cũng đang làm quản lý nhân sự ở Nam Định. Rất mong được làm quen và trao đổi kinh nghiệm với mọi người. mail: [email protected]
    Hân hạnh!

  3. ĐỖ Quang Lợi 27.03.2013 at 16:23 - Reply

    Bạn nào ở Nam Định làm về Nhân sự hãy cùng nhau tham ra CLB Nhân sự nhé! Chúng ta sẽ thành lập và trao đổi kinh nghiệm cùng nhau phát triển.
    Hân hạnh!
    email: [email protected]

    • Phan Dũng Tiến 31.05.2017 at 16:11 - Reply

      Mình có vài ý kiến như sau

      1. Quy chế:

      Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.

      2. Quy định:

      Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

      3. Quy trình:

      Là quy phạm đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.

  4. mấy cái quy chế này có file mềm cho e xin với ạ.
    em mới vào làm nhân sự nên em chưa có kinh nghiệm ạ

  5. mình muốn mua bộ tài liệu về quy chế công ty được không ạ.
    mong anh chị hồi âm sớm
    em đang làm quy chế nên đang rất cần ạ
    mong được hồi âm
    em cảm ơn ạ!

  6. chào a e làm kế toán được 10 năm trong nganh roi nhưng chưa gặp trường hợp như thế này bao giờ.
    khi mới bắt đầu vô lam cty này thì em đảm nhận vai trò kế toán tổng hợp, e đã liệt kê những chi phí hợp lý để công ty có thể đưa vào cty ( cty mới thành lập), đã đăng ký bảo hiểm, soản những hợp đồng cần thiết để cho giảm đóc. nói chưng e đã làm hết những gì một ngời kế toán phải làm. báo cáo thuế, báo cáo tài chính. nhưng giám đóc đòi hỏi em phải tham mưu cho giám đóc e không biết tham mưu gi nữa. vì cy này là cty xây dựng vậy kế toán cty xây dựng thì cần tham mưu gì ? anh có thể cho em biết được không .

    • Hi em

      Em có thể tham mưu các vấn đề về tài chính cho Giám đốc. Em tìm hiểu thêm về tư vấn tài chính nhé. Ví dụ các tối ưu chi phí, những vẫn đề cần cảnh báo nếu vốn ngắn hạn > tài sản ngắn hạn …

Trả lời Khách Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *