satyanadellamicrosoft-08f1c

Nếu bạn là Nhân sự – Hr của nhà máy Microsoft – Nokia thì bạn sẽ làm gì?

Dạo này (mấy ngày gần đây), trên thông tin báo chí mảng công nghệ ầm ầm đưa tin về Microsoft và Nokia. Rất nhiều tin đại loại như:
- Microsoft cho nghỉ việc hàng loạt nhân viên Nokia
- Microsoft ngừng phát triển điện thoại chạy Android
- Microsoft sẽ cắt giảm 18.000 nhân viên của hãng Nokia

satyanadellamicrosoft 08f1c Nếu bạn là Nhân sự   Hr của nhà máy Microsoft   Nokia thì bạn sẽ làm gì?

Điều này cho thấy Microsoft (M) đang dừng hoặc đóng cửa khá nhiều nhà máy. Họ đóng cửa nhà máy của Nokia nhưng không có nghĩa là họ đóng cửa mảng nhà máy. Họ đang xây dựng nhà máy mới ở nhưng nơi thuận tiện hơn. Họ xây nhà máy tại Việt Nam. Có lẽ đây là tin vui. Đọc để biết vậy nhưng đúng là cơ duyên, hôm trước lại có dịp được nói chuyện với 1 nhân sự làm ở nhà máy Microsoft – thực tế là nhà máy Nokia. Qua trao đổi tôi thấy có mấy thông tin khá hữu ích như: Microsoft đang xây dựng hệ thống nhân sự cho nhà máy. Đây là việc làm M lúng túng vì từ trước đến giờ M không có mảng sản xuất. Chính các HR của M ở Việt Nam cũng xác nhận việc này. Hệ thống quản trị nhân sự của Nokia thì đã cũ và bị đánh giá là không năng động. Cụ thể hơn là không cập nhật so với xu hướng hiện tại. Có thể đây chính là nguyên nhân Nokia đi xuống.

Do M lúng túng nên các Hr ở nhà máy (tạm gọi là Mf – Microsoft Factory) được thả để tự bơi. Với một số người nói rằng đây là nỗi khổ nhưng tôi thấy thì đây đúng là cơ hội. Cơ hội để người Việt Nam cho thế giới thấy là họ hoàn toàn có thể xây dựng được hệ thống Quản trị Nhân sự ngang tầm thế giới. Cơ hội có 1 không 2 và không phải ai cũng có. Người bạn có cho tôi xem qua 1 số file để hình dung những gì đang diễn ra trong Mf. Mf có những phần mềm và có phân cấp, phân quyền truy cập rõ ràng.

Về khía cạnh lương thì Mf giống như M ở Việt Nam, họ không ký hợp đồng trực tiếp với người lao động mà ký thuê lại lao động. Nghe đồn là thuê lại của Talentnet. Và thường ký 6 tháng 1. Chính vì thế trả lương cho người lao động là do T trả.

Công việc xây dựng hệ thống Nhân sự của Mf có vẻ khó khăn nên Mf đã có mấy đời trưởng phòng Nhân sự. Và dường như ai cũng phải căng người ra là và về muộn. Bạn tôi thường về nhà lúc 8h tối.

Tôi tự hỏi: Nếu ta ở vị trí của người bạn ở trên – làm HR cho Mf thì ta sẽ làm gì ?

1. Theo tôi việc đầu tiên khi về là HR cho Mf là nắm bắt được hệ thống của cả Nokia và Microsoft. Nắm bắt được bằng cách tập hợp các file có liên quan tới nhân sự và phân tách sắp xếp lại chúng vào những folder khác nhau để có cái nhìn tổng thể về hệ thống. Và có cả cái nhìn chi tiết nữa. So sánh 2 hệ thống với nhau để tìm ra điểm khác biệt.

Song song với việc thu thập hệ thống tài liệu của M và N thì nên tìm thêm các tài liệu của các nhà máy nội địa Việt Nam. Dựa vào những gì tôi nhìn thấy thì nhà máy của FDI và nội địa có sự khác biệt khá rõ.

2. Việc tiếp theo là tiến hành xem xét học tập các mô hình nhà máy khác (Việc này cũng có thể tiến hành song song với công việc trên. Tuy nhiên nếu chưa hiểu rõ bản thân mà đi hỏi người khác thì tôi sợ là sẽ khó mà biết mình cần tìm hiểu cái gì). Do đặc thù Mf là nhà máy Mỹ nên mô hình nhà máy của Hàn Quốc, Nhật có thể không hợp. Nếu được nên tham khảo các mô hình nhà máy của Mỹ như GM, IBM … (Trong đầu tôi tự dưng lại hiện ra hình ảnh cậu bạn làm ở GM Vietnam. Hôm nào phải kết nối 2 người bạn này mới được : ) )

Đồng thời với việc học tập này là việc kết nối với các HR nhà máy. Kết nối càng nhiều thì cơ hội thành công càng lớn. Mỗi một nhà máy sẽ có vấn đề khác nhau và cách giải khác nhau. Biết đâu đấy ở Mf cũng đang mắc phải vấn đề đó. Việc này quan trọng và dù có bận đến đâu thì cũng nên bỏ thời gian ra để kết nối. Đừng vì ta ở Mf mà giấu dốt.

3. Tiến hành chuẩn bị cho những gì sắp xảy ra trong tương lai. Theo tôi đoán, một nhà máy của tập đoàn quốc tế thì các chuẩn mực quốc tế, xu hướng quốc tế sẽ được áp dụng. Những điều Microsoft có thì thể nào Mf cũng có. Vậy sao ta không chuẩn bị sẵn các kiến thức cũng như các tài liệu để khi dự án về là ta biết cách tiến hành.

Tôi dự Mf sẽ triển khai những dự án sau:
- Xây dựng từ điển năng lực cho mảng nhà máy. Ví dụ về từ điển năng lựcnăng lực hài hước của Microsoft ở đây.
- Xây dựng hệ thống theo dõi, quản lý năng lực của Nhân sự.
- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ
- Xây dựng lộ trình phát triển (thực ra cái này có thể nằm trong dự án từ điển năng lực. Nhưng nếu chưa có dự án thì tạm thời xây dựng cái này trước).
- Định biên nhân sự
- Xây dựng hệ thống KPI
- Xem xét lại các chính sách về lương thưởng

Hi, ngồi ở nhà mà phán chuyện Mf thì hơi quá thật. Nói chung là phải đi vào làm thực tế, xem tận mắt mới biết là Mf cần phải làm cái gì. Chúc người bạn của tôi sẽ phát triển và để lại một dấu ấn gì đó trong lịch sử phát triển của Microsoft.

Tái bút ngày 24/7: Chả hiểu sao bài viết này lại không được Mf thích cho lắm. Nhưng khổ thân bạn tôi, bị cảnh báo. Haizzz. Close topic để bạn tôi đỡ khổ.

Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc

Mấy ngày nay nghe tin tình hình biển đảo căng thẳng đã làm tôi thấy lo lo. Rồi lại nghe cái tin: “Nghe thấy bảo trong Hồ Chí Minh, công nhân đang biểu tình đập phá chống các nhà máy Trung Quốc. Mình không thích điều này. Phản đối hành động cướp bóc bằng 1 hành động cướp bóc là điều không nên.”
congnhan Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc
Mọi người nghĩ ra nhiều lý do. Và tôi cũng vậy. Với tôi đó là: “Anh nghĩ không phải đâu. Chắc là do quá khứ, những người công nhân này đã bị các ông chủ TQ đối xử không tốt + có người kích động >> tiện tay làm 1 công 2 việc: trả thù xưa và phản đối xâm chiếm”.

Rồi đọc các thông tin tôi thấy có vẻ đúng như vậy. Tiếc là hành động này đã đi quá khi mà lòng tham của con người, cái xấu xa trỗi dậy quá mạnh dẫn tới đây không chỉ còn là trả thù, phản đối xâm chiếm mà còn là phá hoại, kích động và hôi của nữa. Người Việt chúng ta còn nghèo quá. Nghĩ ngắn và luẩn quẩn.

Việc này tôi sẽ không bàn trên blog nếu như có người bạn hỏi tôi thế này: “Em hỏi 1 trường hợp giả tưởng nha anh. Sau khi bạo động xong, rồi mọi chuyễn từ từ sẽ về quy cũ, nếu nhà máy hoạt động lại anh có tuyễn lại hàng loạt công nhân đó hông anh.”

hoangsa Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc

congtytrungquoc Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc
Câu hỏi này làm tôi suy nghĩ nhiều. Vai trò người làm nhân sự ở đây là gì ? Trước khi đi vào câu hỏi ở trên, chúng ta bàn 1 chút về điều này. Sự việc công nhân tụ tập biểu tình, trả thù, hôi của có lẽ là điều không thể tưởng tượng được. Chưa lần nào có bạo động như vậy. Nhưng với vai trò là nhân sự – quản gia cho ông chủ – đáng ra ai đó trong phòng nhân sự phải lường được việc này. Nếu như lường được, hẳn công ty sẽ có những động thái tích cực như:
- Tuyên truyền cho công nhân hiểu và tách bạch giữa 2 việc quốc gia và cá nhân.
- Đưa ra những phương án tăng cường an ninh cho công ty như gia cố hệ thống bảo vệ.
- Có những chính sách phù hợp khuyến khích người lao động bảo vệ công ty.

Với 3 việc này, nhân sự có thể tạm coi như đã hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tôi nhớ, hồi cuộc chiến ở Libi, chính người Việt của chúng ta đã lập rào chắn để bảo vệ công ty và ông chủ của mình chỉ với lẽ đơn giản: nếu không giúp ông chủ thì ai sẽ trả lương cho họ ?. So sánh Libi với Bình Dương là khập khiễng nhưng cùng là công nhân và cùng là người Việt, chúng ta lại có 2 cách hành xử khác nhau ghê.

Khi sự việc xảy ra, tốt nhất Nhân sự nên ở nhà. Vì công nhân mà đã tới mức đập phá chính nơi mình hoặc những người giống mình làm việc thì chứng tỏ họ cũng không thiện cảm với đội ngũ văn phòng lắm. Nhân sự thực ra cũng chỉ là nhân viên thực thi chính sách của ông chủ. Nhưng có ai hiểu đâu. Mọi thứ tội vạ đều đổ vào phòng này mà. Tôi nghĩ, quả ý mà nhân sự ra đường chắc lại ăn gạch vào đầu ý chứ.

Giờ chúng ta bàn đến vai trò của công đoàn. Hẳn sau khi tình hình ổn định, công đoàn sẽ phải ngồi lại và tự kiểm điểm. Công đoàn là người tập hợp tiếng nói của công nhân, dẫn dắt, bảo vệ họ. Thế mà làm thế nào, công nhân lại nghe theo đội kích động chứ không phải công đoàn đi đập phá và hôi của. Tiếng nói của công đoàn quả là mờ nhạt trong sự kiện này. Hàng tháng, công nhân và công ty đều trích 1 phần tiền để duy trì công đoàn. Công đoàn có nhưng tiếng nói thì quả là yếu.

Cuối cùng, về với câu hỏi của người bạn chúng ta. Tôi sẽ làm gì sau khi mọi thứ êm thấm ?

Tôi mong điều đầu tiên là công ty có thể mở và hoạt động trở lại. Vì thế tôi sẽ đi kiểm tra mọi thứ trước tiên. Đánh giá mức độ thiệt hại. Hy vọng công nhân sẽ để lại máy móc và các công cụ làm việc. (Việc này có vẻ như khó được như ý muốn). Giả sử mở được công ty, việc tiếp theo sẽ làm công văn lên ủy ban nhân dân tỉnh đề xuất hỗ trợ công ty. Tiếp đến là thông báo cho công nhân và mọi người đến làm việc trở lại. Chỗ này phải lưu ý luật 1 chút. Với công nhân thực hiện lương khoán thì cứ theo thế mà làm. Còn với những đối tượng không hưởng lương khoán thì cần cân nhắc. Nếu công ty thực sự khó khăn thì đề nghị cán bộ công nhân viên cùng chia sẻ gánh nặng với công ty.

Chúng ta có nên tìm cách đuổi dần hoặc thay thế những người công nhân không ? Tôi thấy không nên. Vì rõ ràng tuyển người, kể cả tuyển công nhân không dễ. Trong khi công ty lại đang cần người làm việc. Tuy nhiên nếu như việc ít thì sa thải là điều không tránh khỏi. Tôi sẽ không đưa tiêu chí tham gia biểu tình vào bảng đánh giá để phân loại xem ai sẽ phải nghỉ hay không. Lý do của tôi để thuyết phục sếp : không thể xác định được ai đã đi và ai không đi. Ai hiệu quả làm việc và ý thức kỷ luật kém thì đưa vào danh sách cho nghỉ.

Là tôi, tôi sẽ làm vậy. Trước khi kết bài, mong và chúc các bạn công nhân sớm được đi làm lại.

Một vài trao đổi thảo luận của các anh chị em làm Nhân sự về sự kiện này:

Dear các anh chị,

Vào thời điểm dưới Bình Dương và một số khu lân cận đang rất hỗn loạn như này, mình thật sự thấy rất lo lắng cho các anh chị em làm Nhân sự dưới đó. Vì đã có lần mình có duyên được một anh HRM chia sẻ rất nhiều về độ manh động của công nhân các khu công nghiệp đối với quản lý.

Cũng không biết làm gì hơn, ngoài một cái mail nho nhỏ thể hiện sự chia sẻ với các anh chị đang ở ngay đầu ngọn gió icon sad Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc Biết rằng những ngày sắp tới là những ngày rất khó khăn cho những ai làm nhân sự tại các nhà máy này.

Mình chúc các anh chị bình tĩnh, giải quyết thỏa đáng tất cả các trường hợp, hơn hết là bảo toàn chính bản thân trước những đối tượng quá khích động.

***
hi all

trong cuoc hop sang nay ben foster du kien cho nld nghi minh co vai diem chia se

vsip 1 tàn pha 90%, vsip 2 toi ta 40% tru cac ckng ty nhat, dap pha den 5g sang
hoi cua, dot chat xe nha xuong..

tks
***
Gửi các Anh, Chị,

Cá nhân cho rằng việc đem chuyện chính trị vào trong Group để thảo luận là không hợp lý;
Nếu, nó trực tiếp ảnh hưởng đến công việc công ty – đình công, biểu tình dẫn đến thiệt hại về tài sản; làm trì trệ sản xuất thì mọi người nên đưa ra những chia sẻ về hướng giải quyết và phương thức khắc phục thì hợp lý hơn.

Cảm ơn.
***
Thanks bạn,

Mục tiêu của mình khi viết mail cũng chỉ là nghĩ đến những khó khăn mà người làm nhân sự lúc này đang mắc phải. Mình cũng ko có hứng thú đến những kêu gọi này nọ đối với chuyện chính trị chính em này. Mong nhận chia sẻ từ những anh chị em nhân sự từ trong “chảo lửa” và hướng khắc phục cũng như góp ý của mọi người icon smile Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc
***
Hi all,

Trong những lúc thế này cùng làm Nhân sự cần lắm những thông tin chia sẻ.
Nhà máy mình cũng ở KCN Long Thành, Đồng Nai không (chưa) bị đập phá), nhưng những công ty bên cạnh 100% vốn VN cũng bị đập phá.

Họa vô đơn chí, k biết đường nào mà đỡ với những thành phần như hiện nay.

Cũng chỉ biết share chứ chưa có giải pháp gì cả nếu chính quyền và các cơ quan chức năng k có biệt pháp.

Tks all,
***
Đây là một tình huống giúp những người làm nhân sự của chúng ta có những kinh nghiệm tốt để chủ động hơn trong việc kiểm soát lao động khi xã hội có biến cố. Phổ biến đúng nhận thức cho người lao động, hướng dẫn hành động đúng đắn, khơi gợi giá trị đóng góp và cống hiến cho họ trong công cuộc chung, giúp họ kiến thức và kỹ năng cần sử dụng trong chính biến ….. Có rất nhiều có thể làm chủ động. HR quan trọng đấy chứ nhỉ!

HR cũng cần yêu nước theo đúng cách và đúng việc của mình.

Mong các bạn gặp nhiều thuận lợi và vững vàng trong công việc!
Thân mến!

nghenhansulagi1

Nghề nhân sự là gì ?

Một vài chia sẻ với các bạn www.nghenhansu.net :
nghenhansulagi1 Nghề nhân sự là gì ?
Nhập môn và bước chân đầu tiên của bất cứ ai, theo tôi thì nên định nghĩa rõ nghề đó là nghề gì. Khi người ta có cái nhìn rõ ràng về nghề như vậy thì cái cách thức người ta làm việc rồi người ta ứng xử trong nghề sẽ phù hợp và có nét hơn. Đây chính là lý do trong chuỗi các nhiệm vụ của tôi, tôi hay bảo các học viên phải viết ra 1 bài viết nói về nghề của mình. Đó có thể là khó khăn, có thể là kiến thức, có thể là suy nghĩ …

Một cách tổng quát nhất thì nghề nhân sự là: làm tất cả mọi công việc để công ty và mọi người trong công ty hoàn thành tốt công việc.

Nếu nhìn một cách tổng quát như vậy thì ta có thể thấy rằng nhân sự không chỉ đơn giản là tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, BHXH mà là tất tần tật. Nếu bạn cởi chuồng ra mà công ty đạt 200% năng suất thì đó cũng là việc của nhân sự.

Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của nhân viên. Bắt đầu từ lúc nhân viên bơ vơ hoặc đang ở đâu đó ngoài thị trường, nhân sự giúp đưa họ vào công ty. Và đó là nhóm các công việc liên quan đến tuyển dụng. Nào là phiếu yêu cầu tuyển dụng, nào là lập kế hoạch tuyển dụng rồi phỏng vấn, test, thử việc …

Nhân viên vào rồi phải làm hợp đồng, bảo hiểm xã hội, thực hiện các chế độ …. Nếu chiếu theo góc độ thuyết tạo động lực theo Maslow thì đây gọi là tác động đến các thứ bậc nhu cầu.

Trong quá trình làm việc sẽ có đánh giá nhân viên: đánh giá KPI, đánh giá hiệu suất, định biên, thăng tiến hay luân chuyển, đánh giá ABC …. các công việc liên quan đến đánh giá.

Đánh giá xong thì có thể là đào tạo, luân chuyển, thăng tiến hoặc đào thải. Mỗi 1 keyword như vậy là một loạt những công việc nhân sự sẽ phải làm: Phân tích nhu cầu đào tạo, theo dõi năng lực nhân sự, theo dõi năng lực nhà cung ứng, quyết định đề bạt, quyết định thuyên chuyển, xử lý kỷ luật, xử lý quan hệ lao động ….

Không những vậy, gắn với cái định nghĩa ban đầu thì nhân sự còn phải làm nhiều việc nữa như môi trường làm việc của nhân viên, văn hóa công ty, kết nối nội bộ ….

Càng tìm hiểu sâu về nhân sự thì càng thấy rằng nhân sự có nhiều định nghĩa. Có người thì coi nhân sự giống như chất vữa gắn kết các viên gạch với nhau để tạo ra 1 khối vững chắc. Với quan điểm này thì nhân sự phải là người khéo giao tiếp và phải chịu đi giao tiếp với các bộ phận. Đây chính là lý do vì sao lại yêu cầu người làm nhân sự phải biết giao tiếp. Việc giao tiếp với mọi người trong công ty giúp rất nhiều điều cho nhân sự. Có những thông tin, có những ý kiến không bao giờ được nói ra cho đến khi người ta vui miệng. Bạn là nhân sự mà đến khi nhân viên đâm đơn nghỉ việc bạn mới biết thì bạn chưa làm tròn công việc của nhân sự. Nếu bạn biết trước thì bạn đã có những bước đi chuẩn bị như: tìm người thay thế, tìm hiểu nguyên nhân và hóa giải nguyên nhân …
nghenhansulagi2 Nghề nhân sự là gì ?
Bên cạnh đó lại có những quan điểm khác nói rằng: bộ phận nhân sự phải giống như một đơn vụ cung cấp các dịch vụ nội bộ. Nhân viên và các bộ phận khác như một khách hàng và phòng nhân sự sẽ bán hàng cho họ. Một quan điểm thú vị. Khi áp dụng quan điểm này, bạn sẽ thấy bộ phận nhân sự sẽ có một cách làm việc khác.

Cùng với đó, tôi thấy đa số mọi người đang nhìn nhân sự theo hướng quy trình. Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá … Nếu nhìn theo hướng quy trình thì phòng nhân sự có vẻ hơi giống và có một chút gì đó quan cách hành chính. Một chút gì đó nhà nước. Nhân sự đâu chỉ có những việc theo quy trình đâu.

Chiếu sang bên phải ta sẽ thấy, thực ra có thể phân HR thành 2 nhóm công việc lớn. Đó là xử lý các công việc vật lý hàng ngày và triển khai các dự án về nhân sự.

Xử ý các công việc vật lý hàng ngày : là phỏng vấn, là gọi ứng viên, là đánh giá, là báo cáo, là theo dõi … và trong quá trình xử lý các công việc hàng ngày đó các nhân sự sẽ vấp. Có vấn đề gì đó về nhân sự xảy ra như tự dưng nhân viên nghỉ nhiều, tỷ lệ turnover cao, lương cao bằng giữa các vị trí … và … thì lúc đó nhân sự sẽ phải đi xử lý. Và các dự án vá lỗi được xây dựng, triển khai. Mô tả công việc cũ, chúng ta viết mô tả công việc mới, đãi ngộ không phù hợp chúng ta có chính sách đãi ngộ mới ….

Công việc của nhân sự là vậy cứ vòng quanh, xử lý vật lý công việc rồi lại phát sinh lỗi rồi và lại vá lỗi. Cứ thế chúng ta làm. Như thế, các công việc nhân sự lại có thể chia làm 2 nhóm. Nhóm triển khai vật lý (tuyển dụng, đào tạo, lương …) và nhóm dự án (chuyên viên dự án, tư vấn).

Công ty 1 năm tuổi và những công việc nhân sự phải làm

Hôm nay tôi nhận được mail cần hỗ trợ của 1 bạn. Đọc mail tôi thấy đây là tình huống khá hay có thể lấy ra để các anh chị em đang làm startup rút kinh nghiệm. Cũng giống như đầu bài, anh chị và các bạn có biết, công ty startup được 1 năm tuổi sẽ gặp vấn đề gì không ?

Đối chiếu tình huống này với bài tôi đã từng viết về setup các công việc nhân sự như thế nào đối với 1 startup thì đây đúng là một ví dụ hoàn hảo : Setup công việc nhân sự cho startup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?

Vô tình tìm hiểu trên web, em đọc được các thông tin trên blog của anh, nó rất hữu ích.

Cty em vừa nhận việc được thành lập hơn 1 năm, tuy nhiên không có người phụ trách về mảng hành chánh – nhân sự vì cty khá nhỏ.

Công việc trước đây của em là kế toán (chưa phụ trách kế toán lương) nên em khá rối trong việc hoàn chỉnh và sắp xếp lại hồ sơ lien quan nhân sự này.

Tình trạng hồ sơ cty như sau:

1.Hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ: nhân viên vào làm rồi nghỉ việc mà không nộp hồ sơ hoặc có nộp thì hồ sơ chỉ là những bảng photo, không đầy đủ. Theo tìm hiểu của em thì hồ sơ phải gồm ĐXV, SYLL, Giấy khám sức khỏe (theo mẫu mới 4 mặt gì đó?), CMND, hộ khẩu (nếu có), bằng cấp, chứng chỉ, thông tin MST cá nhân, sổ BH (nếu có)=> tất cả đều có công chứng; thông tin này của em đã ổn chưa anh?

- Với trường hợp NV đã nghỉ việc mà không có hồ sơ hoặc hồ sơ không hợp lệ thì em cần làm gì?

2.Em cần lập HĐ thử việc, HĐ LĐ như thế nào cho đúng luật và phù hợp? Cty em đóng BHXH-BHYT theo mức lương cơ bản. Thời gian qua em đã tạm thời xử lý như sau:

- Lập thư mời nhận việc cho NV mới trúng tuyển, trên thư ghi rõ mức lương thỏa thuận
- Em chưa lập HĐ thử việc và HĐLĐ do chưa rõ cách thực hiện sao cho đúng và phù hợp giữa 2 trường hợp này:

+ HĐLĐ chỉ thể hiện mức lương cơ bản (tức là mức đóng BHXH) => tức là HĐTV cũng thể hiện mức lương tương tự => băn khoăn của em là nếu thực hiện cách này người lao động sẽ không có văn bản xác nhận mức lương họ thực nhận mà chỉ được thông báo bằng miệng; em phải làm 2 bảng lương (1 theo lương thực tế và 1 theo lương cơ bản để đối phó); riêng về HĐ em phải thực hiện đến 3 bộ gồm thư nhận việc, HĐTV, HĐLĐ.
+ HĐLĐ thể hiện mức lương cơ bản và các phụ cấp khác => tổng chính là mức lương thực tế => thực hiện theo cách này em sẽ giảm được 1 số công việc, tuy nhiên kế toán thuế lại không đồng ý và cho rằng mức đóng BHXH-BHYT sẽ căn cứ theo tổng lương gồm lương cơ bản và phụ cấp => do đó cách thực hiện này không đáp ứng được yêu cầu về việc cty chỉ chi trả BHXH-BHYT theo lương căn bản

3. Khi em làm việc ở các cty khác trước đây, có cty sử dụng theo trường hợp 1 và cũng có cty sử dụng theo trường hợp 2 nên em rất lăn tăn trong việc thực hiện. Thư mời nhận việc có thể thay thế cho HĐTV không ah? Do em là kế toán nên với các chứng từ này em còn phải xem nó có hợp lệ để kế toán ghi nhận chi phí hay không.

4. Ngoài ra, Cty em thanh toán lương bằng tiền mặt, thực tế thì em lập phiếu lương riêng cho mỗi cá nhân (theo form mẫu em tự nghĩ, vì trước giờ ở cty cũ em nhận lương qua NH nên không có kinh nghiệm). Tuy nhiên, em phải tự hoàn chỉnh bảng lương (tức là ký thay cho NV trên bảng lương tổng) vì không thể để NV này biết lương NV khác => em chưa nghĩ ra được cách gì khác để khắc phục.

Em rất đau đầu ở khâu này, nhờ anh hướng dẫn giúp em.

Tìm và đọc được thông tin trên blog của anh, em rất mừng như thể chết đuối mà gặp được phao ấy. Các thông tin trên đó rất hữu ích, đặc biệt là các form mẫu (nhưng mà hình như không xem được ah, click vào nó cứ tớ trang adf.ly gì không đó anh, em cần làm gì để xem được?). Em sẽ tranh thủ tìm hiểu them thông tin trên blog để hoàn thiện hồ sơ của Cty mình.

Mong sớm nhận được phản hồi của anh.

Có nên trả lời cho tình huống này không nhỉ ? Tôi thấy hơi băn khoăn vì nếu trả lời hết thì quả là khá dài. Công việc thì lại đang gấp rút. …. Thôi thì trả lời vậy:

1. Các giấy tờ đi kèm hồ sơ:

1. – Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
2. – Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
3. – 02 ảnh cá nhân mới nhất (3×4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
4. – 02 bản copy chứng minh nhân dân (*)
5. – Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
6. – Giấy khai sinh bản sao có công chứng
7. – Đơn xin việc viết tay
8. – Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)

(*) Các tài liệu có đánh dấu sao yêu cầu mang theo bản gốc vào ngày làm việc đầu tiên để kiểm tra.

Nghỉ việc rồi thì hồ sơ sẽ được để ra 1 góc và ở điều 47 thì luật yêu cầu trả hết hồ sơ cho nhân viên nghỉ việc. Nên chúng ta không phải lo cho vấn đề này. Cái cần lưu lại có lẽ là quyết định cho thôi việc của công ty + đơn xin thôi việc.

Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động biết thời điểm chấm dứt hợp đồng.
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
4. Trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động theo thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết được ưu tiên thanh toán.

2. HĐ thử việc, HĐ LĐ : xem thêm mẫu ở link đính kèm. Còn thế nào cho đúng luật và phù hợp thì cứ theo luật mà làm thôi.
Mẫu hợp đồng lao động bản song ngữ tiếng Anh – Việt
Hoặc: NS – 03 – Quy trinh thu viec, hoc viec

Điều 23. Nội dung hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và địa chỉ người sử dụng lao động hoặc của người đại diện hợp pháp;
b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động;
c) Công việc và địa điểm làm việc;
d) Thời hạn của hợp đồng lao động;
đ) Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
i) Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
2. Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật, thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp người lao động vi phạm.
3. Đối với người lao động làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hoả hoạn, thời tiết.
4. Nội dung của hợp đồng lao động đối với người lao động được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn của nhà nước do Chính phủ quy định.

3. Thư mời nhận việc có thể thay thế cho HĐTV không: Không. Thư mời nhận việc chỉ là để cam kết với người lao động rằng tôi sẽ nhận họ vào công ty. Tôi từng thấy có anh bạn do cam kết bằng miệng nên khi nghỉ ở công ty cũ thì công ty mới cũng không được nhận.

4. Mức lương của nhau rồi thì những người quan tâm sẽ biết. Vì thế cứ cho người ta ký thôi. Chỉ có điều là lần lượt từng người kí vào đó. Chứ làm sao mà giấu được mãi mức lương. Tốt nhất nên gửi bài viết này cho người lao động để họ hiểu: Tại sao công ty lại yêu cầu bạn giữ bí mật về lương của bạn …?

Bạn thấy không, nhân sự ở startup nếu không chuẩn bị trước thì rồi sẽ lại phải băn khoăn với những câu hỏi trên. Công ty nào cũng na ná giống nhau với từng đó vấn đề.

thac-mac

Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?

Cường mới nhận được một tình huống như thế này. Tôi tên là Hùng Cường. Người mới gặp thường hay gọi tên là Hùng. Lúc đầu cũng có chút bối rối nhưng tôi được gọi như thế nhiều, riết cũng quen.

“Chào anh Hùng,
Em là A, 28 tuổi, rất xin lỗi vì đã đường đột viết thư cho anh, nhưng thực sự em rất mong anh đọc thư này và cho em lời khuyên vì em biết chắc chắn đối với em sẽ rất quý giá.

Em đã đi làm được 5 năm, nhưng chỉ mới làm cán bộ nhân sự được hơn 1 năm ở 1 công ty về Thiết bị y tế. Công ty này có hơn 50 nhân viên và công việc chính của em ở đó là làm bảo hiểm cho nhân viên, chấm công, xây dựng các form mẫu khi được yêu cầu. Đại loại là trên em có trưởng phòng nhân sự giao việc và em chỉ làm các công việc theo bảng mô tả công việc của mình.

Hiện nay em đã nghỉ việc ở đó và đã đi thi tuyển ở công ty khác và được thông báo trúng tuyển với vị trí phó phòng nhân sự ( không có vị trí trưởng phòng). Em được hẹn 1 tuần nữa đi làm.

Công ty mới làm về kinh doanh và cũng có hơn 40 nhân viên. Điều làm em lo lắng là em không biết bắt đầu như thế nào và em phải làm những công việc gì đầu tiên khi đi làm ở công ty mới. Ý em muốn nói là nếu mình làm nhân viên thì đã có trưởng phòng giao việc, còn nếu mình là 1 người trưởng phòng thì mình phải làm những gì trong ngày đầu tiên? chẳng nhẽ cứ ngồi không đợi giám đốc yêu cầu mình làm gì thì mình làm đấy ( điều này chắc chắn là không được).

Em rất muốn hỏi nhiều nhưng sợ làm phiền anh.
Em rất mong anh hiểu và thông cảm cho những băn khoăn của em và cho em một vài lời khuyên bổ ích.
Em cũng rất mong anh trả lời sớm giúp em vì em sắp đến ngày nhận công việc mới rồi.”

thac mac Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?
Nếu anh chị ở trong hoàn cảnh trên thì anh chị sẽ làm gì ?

Không bình luận nhiều về vấn đề tại sao công ty lại nhận và vì sao chủ nhân của mail trên lại đỗ. Tôi chỉ muốn đi vào việc giải quyết vấn đề : “khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?” mà bạn đó đang vướng phải. Vậy tôi sẽ làm gì ?

Tất nhiên và cũng là đầu tiên, tôi sẽ dành ra khoảng vài ngày cho đến 1 tuần để làm quen với mọi người và làm quen với văn hóa. Song song với đó là tìm hiểu thực trạng quản trị nhân sự ở đây. Việc làm quen với mọi người thì tùy theo kinh nghiệm mỗi người sẽ có cách làm khác nhau. Có lẽ khi mới vào công ty, sếp tổng sẽ phải giới thiệu tôi với các trưởng bộ phận khác để làm quen. Nhưng nếu không được như thế thì tôi sẽ chủ động yêu cầu sếp sắp xếp 1 buổi để giới thiệu tôi. Đây gọi là chính danh. Không chính danh thì ai làm việc được chứ. Sau đó, tôi sẽ chủ động gửi mail cho từng người (có thể là bcc) để tự giới thiệu thông tin về cá nhân (nếu sếp không gửi mail).

Làm quen còn phải nhiều động thái nữa. Tôi sẽ áp dụng theo cách này : http://blognhansu.net/2013/07/05/nhan-su-moi-hr-fresher-khi-moi-vao-nen-lam-gi/ . Dĩ nhiên là tôi sẽ không cư xử như là 1 người mới vào nghề. Tôi ứng xử với mọi người như là 1 người phù hợp. Thay vì ăn cùng, tôi có thể sẽ là mời mọi người 1 li nước. Mời các phòng ban 1 ít hoa quả … Nói chung là nhiều cách. Làm quen với văn hóa thì khó hơn 1 chút. Theo tôi, văn hóa tổ chức nó gắng với văn hóa của sếp. Sếp thế nào thì tổ chức nó na ná như thế. Vì vậy cứ để ý thói quen, tính cách, sở thích của người đứng đầu là ra văn hóa của công ty. Sếp thích uống bia? Có lẽ tôi nên mời mọi người 1 cốc bia . Sếp thích ăn mặc đẹp, có lẽ tôi nên mua một bộ quần áo mới để mặc đi làm. …

Cùng với việc làm quen chào hỏi là việc tiếp cận với thực trạng nhân sự của công ty. Cách đơn giản nhất nhưng lại khó khăn nhất đó là : yêu cầu nhân viên bộ phận và sếp cung cấp toàn bộ các tài liệu về nhân sự. Thuận lợi thì được nhưng nhỡ nhân viên hỏi là: em cũng không biết phải đưa cái gì cho anh cả thì bạn sẽ làm sao ? Tốt nhất là lập cái list và đưa cho mọi người để mọi người cung cấp. List đó là:
1. Quy trình nhân sự (bao gồm từ tuyển dụng, đào tạo cho đến trả lương) và biểu mẫu.
2. Quy trình ISO (tất tần tật các bộ phận luôn).
3. Các biểu mẫu, template khác như mẫu báo cáo, mẫu slide …
4. Các tài liệu liên quan đến từng mảng bộ phận 1:
a. Tuyển dụng:
- Quy trình tuyển dụng
- Quy chế tuyển dụng
- Báo cáo, kế hoạch tuyển dụng tháng, năm
- Các KPI về tuyển dụng được giao
- Bảng theo dõi tuyển dụng: cái bảng có ghi và theo dõi danh sách ứng viên đã qua phỏng vấn.
b. Đào tạo:
- Quy trình đào tạo
- Quy chế đào tạo
- Báo cáo kế hoạch đào tạo
- Các KPI về đào tạo
- Bảng theo dõi quá trình đào tạo
- Tài liệu đào tạo nội bộ, chung, bộ phận
c. Lương thưởng:
- Quy trình trả lương
- Bảng lương tháng vừa rồi
- Ngạch lương
- Quy chế lương
- Quy chế thưởng
- Bảng theo dõi thông tin nhân viên
- Báo cáo tình hình nhân sự tháng, năm
d. Bảo hiểm:
- Báo cáo tình hình đóng báo hiểm
- Các bản, tài liệu về bảo hiểm.
3. Ngoài ra là 1 loạt những cái khác như:
- Cơ cấu tổ chức và mô tả công việc
- KPI và bảng theo dõi KPI
- Một loạt những chính sách khác: nhiều quá, các bạn vui lòng xem thêm ở đây: Danh sách các quy chế, quy định cần có trong công ty … ?
- Nội quy, sổ tay văn hóa, thỏa ước lao động

List này tôi mới tạm thời nghĩ ra. Có thể chưa đủ nhưng ít ra thì sẽ cho ta được cái nhìn tổng quan về nhân sự. Nếu muốn kỹ nữa, chúng ta có thể dựa vào bài này để lên danh sách: Các công việc phòng nhân sự sẽ phải làm phần 2 – theo cách nhìn của chức năng phòng Nhân sự

Và dựa vào nhận định của cá nhân mỗi người, chúng ta có thể lên được ngay danh sách những việc cần làm. Ví dụ như mô tả công việc lâu quá chưa làm thì chúng ta làm lại. Nội quy không cập nhật thì viết nội quy mới. Cái gì chưa có thì chúng ta sẽ làm cái đó.

Chú ý, trong quá trình làm trưởng phòng thì nên đọc thêm cả bài này: 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ? . Ở bài viết này chúng ta sẽ bắt gặp những kinh nghiệp và những điều trưởng phòng không nên làm. Rất hữu ích.

Tôi cũng có chia sẻ kinh nghiệm từng làm trưởng phòng nhân sự ở chuỗi bài viết về nhật ký HRM. Nhân tiện bài này, đọc lại tôi vẫn thấy bồi hồi. Anh chị và các bạn tham khảo thêm ở đây nhé:
Nhật ký HRM – quyết định thành lập phòng nhân sự
Nhật ký HRM – khảo sát hiện trạng Nhân sự

Vậy là chúng ta đã lên được list danh sách các công việc cần làm, các nguồn lực cần có, thời gian cần hoàn thành và kết quả cuối cùng của công việc đó là gì. Đây tôi gọi là mảng công việc về dự án nhân sự.

Ngoài việc triển khai các dự án vá lỗi đó, tôi sẽ phải để ý và đánh giá xem các mảng công việc mà các nhân viên của phòng tôi đang làm thế nào ? Liệu đã làm tốt chưa? Cần làm gì để tốt hơn? Có biểu mẫu hay cách nào hay hơn không? Và có cần hỗ trợ không ? Nếu có tôi sẽ phải sắn tay vào làm.

Tôi để ý thấy, có một số anh chị khi mới lên trưởng phòng hoặc chuyển sang làm trưởng phòng các công ty khác thường hay thay đổi lại bố trí của phòng mới. Chúng ta cũng có thể làm theo cách đó để đánh dấu sự có mặt của mình.

Tôi chợt nhớ ra còn có một bài viết cũng về chủ đề này nhưng ở khía cạnh khác, mời anh chỉ và các bạn tham khảo: Thiết lập phòng tổ chức – hành chính – nhân sự công ty nên bắt đầu từ đâu ?

Mỗi người khi bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự ở đâu đó sẽ có một cách khởi đầu riêng cho mình. Có người thì không cần làm quen mà cứ lao vào hùng hục xử lý các công việc vật lý còn tồn đọng. Có người người thì lại đi giao lưu hết xong mới làm việc …. Tùy vào từng người nhưng hẳn mọi người sẽ có một mẫu số chung nào đó.

Là anh chị và các bạn, anh chị và các bạn sẽ bắt đầu sự khởi đầu mới của mình bằng cách nào ?